Ruang Lingkup Kearsipan (halaman 1)
Sering kita melihat orang-orang sedang
berkumpul atau antre di depan loket-loket untuk berurusan mengenai pembayaran
listrik, rumah sakit, bank, kantor pos, kelurahan, kantor wali kota, kantor
gubernur, kantor perdagangan, kantor polisi, kantor pajak dan kantor-kantor
yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat lainnya.
Semua ingin memperoleh pelayanan yang
cepat, karena katanya waktu adalah uang. Petugas tidak sempat lagi menyeka
keringat karena kesibukan yang beruntun dan memerlukan penyelesaian yang cepat,
sementara para pelanggan yang menantikan pelayanan semakin banyak dan berkeluh
kesah penuh ketidaksabaran.
Demikianlah gambaran suatu pekerjaan
pelayanan masyarakat, dimana salah satu unsure yang membantu kelancaran
pekerjaan tersebut adalah bagaimana petudas menata kartu, formulir, atau surat
yang berhubungan dengan pelayanan langganan sedemikian rupa sehingga mudah dan
cepat ditemukan apabila diperlukan.
Penataan dan Penyimpanan data dan
informasi pada arsip, kartu, formulir dan lain sebagainya itu dapat dilakukan
secara manual atau dengan peralatan yang lebih canggih seperti computer
misalnya. Yang penting adalah dapatnya data dan informasi yang diperlukan untuk
pelayanan ditemukan dengan cepat dan benar.
Contoh diatas adalah satu kegiatan
pelayanan kepada masyarakat atau langganan (nasabah) yang memerlukan dukungan
data atau informasi dari arsip. Pelayanan tersebut dapat kita kategorikan
sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungan
data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data
dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor.
Setiap pekerjaan dan kegiatan
diperkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah
arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai
dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada
kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk mengambil keputusan, arsip
sebagai data diolah baik secara manual
maupun computer menjadi informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan
kebutuhan dari keputusan yang akan diambil.
Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, arsip
adalah:
a.
Naskah-naskah yang dibuat dan dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada Undang-undang tersebut arsip
dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip
yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau
organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis
dalam bahasa Inggris disebut record.
Sedangkan arsip statis adalah
arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip
dinamis dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa inggris disebut
archieve.
Dua istilah record dan archieve di atas
sering disebut dengan istilah arsip (bahasa Belanda archief). Sehingga Record
Management diterjemahkan dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan.
Adapun sebutan dan isilahnya, yang
dimaksud dengan arsip disini adalah setiap catatan (record/warkat) yang
tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang
terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film strip, mikro
film), media computer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy,
dan lain-lain.
Sesuai dengan perkembangan kemajuan
peralatan data dan informasi yang sudah sampai pada era komputerisasi, maka
arsip mas kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dam media
computer (disket, pita magnetic dan sebagainya).
Karena itu sekarang terdapat 2 (dua)
jenis arsip ditinjau dari sudut hokum dan perundang-undangan, yaitu:
1.
Arsip otentik
2.
Arsip tidak otentik
Arsip otentik adalah arsip yang
diatasnya terdapat tanda tangan dengan tinta (bukan photocopy atau film)
sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hokum yang sah.
Arsip tidak otentik adalah arsip yang
diatasnya tidak terdapat tandatangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa
fotokopi, film, microfilm, keluaran (output/print out) computer, dan media
computer seperti disket dan sebagainya.
Beberapa contoh arsip dapat disebutkan
dsini: surat-surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan, katu,
formulir, daftar, gambar, peta, foto, kuitansi, cheque, cetak biru, table,
grafik, film, mikrofilm, microfische, slide, data-data, akte, hasil faximile,
media computer (disker, magnetic tape, piringan) dan lain-lain.
Pekerjaan atau kegiatan yang
berhubungan dengan pengurusan arsip disebut gengan Manajemen Kearsipan.
Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian, Penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus
kehidupan warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah
mati karena memiliki nilai-nilai yang sangat penting bagi perkantoran akan
disimpan selama-lamanya diperkantoran bersangkutan sebagai arsip abadi.
Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi
mempunyai nilai nasional yang harus dilestarikan selama-lamanya sesuai dengan
Undang-undang No.7 tahun 1971 harus dikirimkan ke Arsip Nasional (ARNAS) untuk
disimpan abadi debagai arsip statis.
ARNAS adalah badan pemerintah yang
bertugas menyimpan, menyelamatkan, mengolah dan menyediakan arsip statis
sebagai bahan bukti seluruh pertanggung jawaban pemerintah maupun bangsa. Arsip
Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga
kearsipan nasional disebut Arsip Nasional Pusat. Arsip Nasional di tiap-tiap
Ibu Kota Daerah TIngakat I, termasuk daerah-daerah setingakat dengan daerah
Daerah Tingkat I disebut Arsip Nasional Daerah.
Pengorganisasian Arsip (halaman 15)
Administrasi
adalah kerjasama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Seseorang
yang akan mengontrak rumah adalah salah satu contoh sederhana dari pekerjaan
administrasi. Hasilnya adalah surat perjanjian kontrak dan kuitansi.
Dalam ruang
lingkup yang lebih luas, misalnya organisasi perkantoran, terdapat pula
berbagai macam kegiatan administrasi. Bahkan pada setiap kediatan (program)
niscaya akan terdapat pekerjaan administrasi. Ini berarti bahwa pada setiap
unit kerja dari berbagai jenis fungsi kegiatan yang ada di perkantoran akan
memiliki pekerjaan administrasi. Setiap kegiatan niscaya mengandung unsure
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Karena itu pekerjaan administrasi
terdapat pada perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Di Bank misalnya,
terdapat administrasi Tabanas dan administrasi Kredit. Sebaliknya, di Bank juga
terdapat administrasi tata usaha. Jadi
setiap kegiatan diperkantoran niscaya akan melibatkan pekerjaan administrasi.
Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip. Karena pekerjaan administarsi berada
pada setiap unit kerja perkantoran maka pekerjaan arsip akan berada pada setiap
unit kerja. Disamping sebagai hasil pekerjaan administrasi, arsip juga
merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Dalam pengorganisasian arsip sering disebut-sebut istilah file aktif dan file
in aktif. File aktif adalah file (disini tempat arsip) yang berisikan arsip
yang masih aktif dan banyak sdipergunakan didalam pekerjaan. Sedangkan file in
aktif adalah file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip
mempunyai nilai guna tertentu yang akan jadi patokan didalam menentukan lama
warkat bersangkutan disimpan pada file aktif atai file in aktif. Sesudah habis
masa inaktifnya, maka arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunyai nilai
nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional
(ARNAS) untuk disimpan adabi sebagai bahan budaya nasional yang perlu
dilestarikan.
Disamping itu masih tedapat jenis
warkat yang disebut arsip permanen, yaitu warkat yang disimpan selama-lamanya
di perkantoran. Contoh warkat ini antara lain adalah Akte Pendirian Perusahaan
dan surat-surat penting lainnya.
1.
Sentralisasi (halaman
16)
Di kantor pemerintah,
swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya mempunyai satu unit kerja yang
khusus mengenai penerimaan surat-masuk dan pengiriman surat-keluar.
Bermacam-macam nama yang diberikan
kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya di sebut Tata Usaha. Tata Usaha di
sini merupakan unit sental penerimaan surat-masuk dan pengiriman surat-keluar.
Hal ini di sebut sentarlisasi surat-masuk dan surat-keluar. Agak sukar di
bayangkan semrawutnya lalu lintas surat bilamana satu kantor tidak menyatukan
kegiatan surat-masuk dan keluar di satu unit khusus.
Sehubungan
dengan masalah kearsipan, maka sentralisasi berarti pentimpanan arsip yang
dipusatkan di satu unit kerja khusus
yang lazim disebut Sentral Arsip. Arsip itu sebetulnya adalah surat yang sudah
disimpan karena sudah selesai diolah (diproses) dengan sentralisasi arsip maka
semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral
Arsip. Dewasa ini sentralisasi arsip yang murni agak sukar diterapkan, sebab
begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang
menengani pengolahannya, misalnya kuitansi, laporan, dan lain-lain. Agaknya
system pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila
dilaksanakan pada kantor kecil.
Keuntungan
dari sentralisasi arsip adalah:
1.
Ruang dan peralatan arsip
dapat dihemat
2.
Petugas dapat
mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
3.
Kantor hanya menyimpan
1 (satu) arsip, duplukasinya dapat dimusnahkan
4.
Sistem Penyimpanan dari
berbagai macam arsip dapat diseragamkan
Kerugian dari sentralisasi arsip
adalah:
1.
Sentralisasi arsip
hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil
2.
Tidak semua jenis arsip
dapat disimpan dengan satu system Penyimpanan yang seragam
3.
Unit kerja yang
memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang
diperlukan
2.
Desentralisasi (halaman
17)
Bilamana suatu kantor
atau organisasi menganut system pengelolaan arsip secara desentralisasi, ini
berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. System
Penyimpanan (filling system) yang dipergunakan masing-masing unti kerja
tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada ketentuannya,
setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada
ketentuannya, unit kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan
kemauan masing-masing. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang
terpisah-pisah letaknya, system penyelenggaraan arsip secara desentralisasi
sengat sesuai dipergunakan. Disis semua kegiatan kaersipan, mulai dari
pencatatan, Penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan
dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan ditempatkan unit kerja
masing-masing.
Keuntungan
desentralisasiarsip adalah:
1.
Pengelolaan arsip dapat
dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
2.
Keperluan akan arsip
mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
3.
Penanganan arsip lebih
mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.
Kerugian desentralisasi arsip adalah:
1.
Penyimpanan arsip
tyersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang
disimpan.
2.
Kantor harus
menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga
penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
3.
Penataran dan pelatihan
kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan
tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
4.
Kegiatan pemusnahan
arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.
Sumber : Buku Manajemen Kearsipan
Penulis : Zulkifli Amsyah
Penerbit : PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Tahun
Terbit : 2003
Tidak ada komentar:
Posting Komentar